W gdyńskim urzędzie miasta tymczasowo wstrzymano wysyłkę korespondencji przez nowy system e-Doręczenia. Rozwiązanie, które od 1 stycznia miało być powszechnie używane m.in. przez wszystkie urzędy, okazało się wadliwe i powoduje problemy w licznych instytucjach w całym kraju. Do czasu naprawienia błędów urzędnicy będą korzystać z wcześniejszego elektronicznego obiegu, ePUAP-u, oraz tradycyjnych form korespondencji. Urząd wraca do wcześniejszych metod Dyrektor generalny Urzędu Miasta Gdyni decyzję w sprawie zawieszenia obsługi e-Doręczeń podjął 16 stycznia, natomiast 4 lutego została ona przedłużona do odwołania.Mowa o PURDE, czyli Publicznej Usłudze Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego, która od początku roku stała się obowiązkowa między innymi właśnie dla samorządowych urzędów – w kontakcie z innymi instytucjami publicznymi oraz mieszkańcami, którzy założyli specjalne skrzynki do e-Doręczeń.W uzasadnieniu wskazano na „utrzymujące się problemy po stronie operatora wyznaczonego (…), mając na uwadze zapewnienie sprawności doręczeń i terminowego załatwiania spraw”.W skrócie: aby załatwienie formalności w magistracie było nadal możliwe poprawnie i w wymaganych terminach, trzeba tymczasowo wrócić do ePUAP-u lub tradycyjnej, papierowej korespondencji. Magistrat nadal obsługuje pisma wpływające do urzędu w ramach e-Doręczeń – zgodnie z przepisami prawa.Gdyńskim urzędnikom zostały natomiast przekazane konkretne wytyczne oraz instruktaż, jak postępować w przypadku problemów z obiegiem dokumentacji czy wpływającej przez system niekompletnej korespondencji. Uruchomiono też wewnętrzne wsparcie techniczne. Jak załatwić urzędową sprawę online? Wyłączenie obsługi nowego systemu obsługiwanego przez Pocztę Polską nie oznacza, że znika możliwość załatwienia spraw przez internet. Urząd Miasta nadal, tak jak wcześniej, korzysta i obsługuje korespondencję nadawaną przez wspomniany ePUAP oraz Cyfrowy Urząd.Cyfrowy Urząd Miasta Gdyni pozwalający na elektroniczne załatwienie spraw (zdj. ilustracyjne)Szczegóły dotyczące spraw, które można załatwić przez te platformy oraz odpowiednie odnośniki można znaleźć na stronie Cyfrowego Urzędu Miasta Gdyni. Nowe rozwiązanie wymaga dopracowania E-Doręczenia miały nie tyle stać się cyfrową rewolucją, ile krokiem w stronę tego, aby zastępować także tradycyjne, papierowe listy nowoczesną, szybką formą korespondencji. Usługa może być w pełni elektroniczna (PURDE), ale istnieje też opcja hybrydowa (PUH), w której to pocztowcy będą drukować elektroniczne pismo nadane przez urząd i w tradcyjny sposób doręczać je adresatowi (nieposiadającemu Adresu Doręczeń Elektronicznych).Choć e-Doręczenia wcześniej przetestowano i zintegrowano w wielu urzędach z już wdrożonymi w nich rozwiązaniami do elektronicznego zarządzania dokumentami, po uruchomieniu tysięcy (a dokładniej: milionów) przesyłek pojawiły się sygnały o powtarzających się problemach: zbyt długim czasie wysyłki (nawet do 10 dni weryfikacji), zagubionych załącznikach, braku dostępu do poświadczeń odbioru i nadania cyfrowej korespondencji, a nawet ujawnianiu numerów PESEL urzędników, którzy wysyłali dokumenty. Samorządowcy zabiegają o szybką poprawę Skala problemu jest na tyle duża, że samorządy (i nie tylko) regularnie domagają się interwencji bezpośrednio w nadzorującym system Ministerstwie Cyfryzacji. Padają deklaracje o szybkiej reakcji, także ze strony Centralnego Ośrodka Informatyki, ale do czasu naprawienia błędów i w pełni poprawnego działania e-Doręczeń urzędy tymczasowo wstrzymują ich obsługę. W podobnej sytuacji jest m.in. Poznań, gdzie urząd miasta z tego względu zapowiedział wysyłkę decyzji podatkowych w formie tradycyjnej i przez wspomniany ePUAP.O kłopotach związanych z obsługiwanym przez Pocztę Polską systemem alarmuje też Związek Powiatów Polskich, który zbiera i przekazuje uwagi samorządowców parlamentarzystom. Przypomina też, że z e-Doręczeniami wiąże się niemała – jak na w pełni elektroniczną przesyłkę – opłata, przez co wymaganie pełnej sprawności tego rozwiązania jest zrozumiałe. To kwota 6,52 zł brutto, która dotyczy tylko korespondencji nadawanej przez urzędy do obywateli i przedsiębiorców (opłaty nie ponoszą za to mieszkańcy wysyłający w ten sposób korespondencję do urzędów). Czekamy na pełną sprawność systemu. W kolejce następne wdrożenia Przypomnijmy, że nowy system od 1 stycznia 2025 roku stał się obowiązkowy nie tylko dla podmiotów publicznych (m.in. samorządowych urzędów i instytucji kultury), ale i dla nowopowstałych działalności gospodarczych (muszą posiadać adres do e-Doręczeń i odbierać urzędową korespondencję nadaną tą metodą) oraz dla niektórych zawodów zaufania publicznego, w tym adwokatów – na podstawie ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 ze zm.).W późniejszych latach obowiązek korzystania z e-Doręczeń obejmie natomiast kolejne podmioty: od 31 grudnia 2026 roku m.in. Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Centralne Biuro Antykorupcyjne czy Ministerstwo Obrony Narodowej, a od 1 października 2029 roku także sądy, trybunały, prokuratury, komorników, służbę więzienną czy organy ściągania. Opublikowano: 17.02.2025 15:20 Autor: Kamil Złoch (kamil.zloch@gdynia.pl) Zmodyfikowano: 17.02.2025 16:13 Zmodyfikował: Magdalena Czernek