FUNDUSZE UNIJNE – Po zakończeniu projektu lub jego etapu przedsiębiorca musi przygotować sprawozdanie rzeczowe i finansowe. Bez tego nie otrzyma refundacji wydatków. W zgodnie z harmonogramemTo, do czego firma się zobowiązała, wynika już z jej wniosku o dofinansowanie i dołączonych do niego załączników. Na tej podstawie przygotowywana jest umowa o dofinansowanie, która w szczególności reguluje także kwestie związane ze sprawozdawczością i rozliczaniem projektu. Dlatego warto pamiętać, że z chwilą podpisania umowy firma nie tylko ma obowiązek zrealizować zaplanowaną inwestycją, ale też musi to zrobić zgodnie z przyjętym harmonogramem rzeczowo-finansowym. Przedsiębiorca nie może więc samodzielnie decydować o zmianach terminów, rezygnacji z części zakupów lub zastępowaniu ich innymi. W zależności od skali tych zmian, jeśli rzeczywiście są konieczne, albo musi uzyskać na nie zgodę od instytucji, z którą podpisał umowę (np. od Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości albo urzędu marszałkowskiego lub innej regionalnej instytucji wdrażającej), albo przynajmniej poinformować ją o takich modyfikacjach. Warto pamiętać o skrupulatnym realizowaniu postanowień umowy, tym bardziej, że każdy przedsiębiorca realizujący dofinansowany projekt musi się liczyć z kontrolą. Może ona zostać przeprowadzona już w trakcie realizacji projektu, a nie tylko po jego zakończeniu. Szczegółowy zakres obowiązków związanych ze sprawozdawczością i rozliczaniem projektów zależy od konkretnej umowy o dofinansowanie. Każda instytucja stosuje własne wzory takich porozumień. Dlatego trudno je uogólniać. Niemniej jednak pewien zakres obowiązków się powtarza. Wynika to bezpośrednio zarówno z przepisów unijnych regulujących funkcjonowanie poszczególnych funduszy, jak i polskich norm w tym zakresie. Z wnioskiem o płatnośćSprawozdawczość jest elementem wniosków o płatność. Z umowy o dofinansowanie będzie wynikało, jak często przedsiębiorca ma prawo (ale i obowiązek) je składać. Przy małych i krótko trwających projektach firma będzie składać tylko jeden wniosek, od razu płatność końcową, i w nim przedstawiać osiągnięte rezultaty. Przy większych, podzielonych na etapy, w ramach których realizowanych jest wiele rożnych działań (budowa, zakup środków trwałych, uruchamianie maszyn i urządzeń, wprowadzanie zmian organizacyjnych oraz nowych technologii poprzez zakupione patenty itp.) takich wniosków o płatność może być kilka (tzw. Wnioski o płatność pośrednią). Podobnie będzie w przypadku korzystania z zaliczek. Aby otrzymać kolejną transzę, trzeba się najpierw rozliczyć z otrzymanych środków i przedstawić osiągnięte rezultaty. Przykładowo umowa o dofinansowanie może określać, że przedsiębiorca ma obowiązek składać wnioski o płatność nie częściej niż co dwa miesiące i nie rzadziej niż co sześć miesięcy. Albo że obowiązek ten pojawia się np. 30 dni po zrealizowaniu etapu inwestycji określonego w harmonogramie, ale nie później niż po upływie trzech miesięcy. Raport z wykonaniaW sprawozdaniu należy zamieścić krótki opis prezentujący aktualny stan realizacji poszczególnych etapów projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie. Innymi słowy, trzeba opisać, co już zostało wybudowane i co zakupione. Ponadto przedsiębiorca powinien opisać etapy, które będą realizowane w dalszej kolejności. Tym samym sprawozdawczość można podzielić na dwie części. W części rzeczowej trzeba opisać przebieg realizacji projektu i jego zgodność z tym, co założono we wniosku o dofinansowanie, i tym, co mówi umowa o dofinansowanie. Z kolei część finansowa będzie dotyczyć kosztów, które już zostały poniesione. potwierdzeniem tego będą faktury, które należy załączyć do wniosku. Dane te przedstawia się narastająco – od początku realizacji projektu. Dlatego też najważniejszym załącznikiem do wniosku o płatność są kserokopie faktur lub innych równoważnych dokumentów księgowych, które stanowią dowód zakupu, oraz dokumenty potwierdzające dokonanie płatności. Warto podkreślić, że każda faktura musi być odpowiednio opisana oraz zatwierdzona przez upoważnioną do tego osobę. Zgodnie z zasadami księgowymi. Co w razie przestojuWarto podkreślić, że instytucja wdrażająca ma prawo wymagać składania sprawozdań nawet w okresie, w którym firma nie ponosi żadnych kosztów (nie dokonuje żadnych wydatków kwalifikowanych). I to także wtedy, gdy wstrzymanie inwestycji zakłada harmonogram jej realizacji. Jeżeli przestój wynika z innych przyczyn, to dochodzi do naruszenia realizacji harmonogramu realizacji inwestycji. Wtedy we wniosku należy opisać problem i podać sposoby jego rozwiązania. Jednocześnie trzeba przedstawić zmodyfikowany harmonogram rzeczowy oraz finansowy. Zbieraj faktury …Realizując projekt, trzeba skrupulatnie zbierać wszystkie dokumenty z tym związane. Mogą one być potrzebne zarówno na etapie rozliczania transakcji, jak i przy ewentualnej kontroli. A trzeba pamiętać, że inspektor może się pojawić w firmie nawet po kilku latach od zakończenia inwestycji, kiedy firma już prawie zapomniała o jej realizacji. Uprawnienie do tego wygasa bowiem dopiero po trzech latach od tzw. Zamknięcia programu operacyjnego, z którego korzystała firma. Najważniejszymi dokumentami są faktury oraz dokumenty potwierdzające dokonanie płatności. Bez nich firma na pewno nie otrzyma refundacji wydatków lub nie rozliczy otrzymanej zaliczki. Trzeba je skrupulatnie zbierać i opisywać. Najlepiej też od razu robić ich kserokopie. … i załóż album fotograficznyJednak faktury to nie wszystko. Warto gromadzić (i archiwizować) wszystkie dokumenty, które będą świadczyć o prawidłowej realizacji inwestycji. Przede wszystkim mogą to być protokoły odbioru kolejnych etapów projektu (np. zakończenia części budowlanej, zainstalowania linii produkcyjnej, itp.). przedsiębiorca powinien przechowywać całą dokumentację związaną z wyborem konkretnego dostawcy usług lub urządzeń. Nawet jeśli firma nie ma obowiązku stosowania prawa zamówień publicznych, to i tak powinna wykazać, że przy wyborze usługodawców kierowała się racjonalnymi przesłankami, w tym w szczególności wybierała najtańsze propozycje. Dlatego warto przechowywać wszystkie zapytania ofertowe i otrzymane na nie propozycje. Wszystko po to, żeby móc uzasadnić dokonany wybór w przypadku pytań instytucji weryfikującej wniosek o płatność bądź w przypadku kontroli. Można też uwiecznić kolejny etap inwestycji na zdjęciach, a nawet wykorzystać je do zrobienia prezentacji multimedialnej. Warto o tym pomyśleć. Po pierwsze dlatego, że niektóre umowy o dofinansowanie zezwalają na to, aby jednym z załączników do wniosku o płatność były zdjęcia dokumentujące proces inwestycyjny. Po drugie da się je wykorzystać do promocji firmy. Opublikowano: 27.11.2014 23:10 Autor: Administrator