Regulamin nagrody im. Prof. Romualda Szczęsnego

1. Nagrodę przyznaje Prezydent Miasta Gdyni, spośród prac nominowanych przez Kapitułę Nagrody.

2. Kapitułę Nagrody powołuje Prezydent Miasta Gdyni mianując na stałe:
• Przewodniczącego Kapituły, którym jest Dziekan Wydziału Elektrotechniki i Automatyki Politechniki Gdańskiej - wydziału, na którym pracował zmarły profesor Romuald Szczęsny,
• Sekretarza kapituły, którym jest wskazany przez dziekana Wydziału Elektroniki i Automatyki profesor tego wydziału.

3. Rektor Politechniki Gdańskiej, na okres jednego roku, uzupełnia stały skład Kapituły, mianując członków Kapituły spośród profesorów wskazanych przez dziekanów wydziału Politechniki Gdańskiej, których absolwenci kandydują do nagrody.

4. W pracach Kapituły- w charakterze obserwatora - bierze udział przedstawiciel Prezydenta Miasta Gdyni.

5. Do nagrody mogą być nominowane prace dyplomowe, które:
• Zostały obronione w regulaminowym terminie, jednak nie później niż do 15 lipca.
• Zostały ocenione na co najmniej bardzo dobrze.
• Zawierają wysoki stopień innowacyjności w dziedzinach, w których są tworzone nowoczesne technologie, a w szczególności w zakresie:
- automatyki i robotyki,
- biotechnologii,
- elektroniki
- energoelektroniki,
- informatyki,
- niekonwencjonalnych źródeł energii,
- ochrony środowiska.

6. Członkami Kapituły nie mogą być opiekunowie prac dyplomowych nominowanych do nagrody.

7. Procedura postępowania kwalifikacyjnego:
• W terminie do 15 czerwca Sekretarz Kapituły zwraca się do Dziekanów z prośbą o nadsyłanie do 20 lipca wniosków zawierających uzasadnienia i opinie dotyczące prac dyplomowych oraz nazwiska proponowanych kandydatów na członków Kapituły.
• W terminie do 25 lipca Rektor Politechniki Gdańskiej mianuje członków Kapituły.
• Na pierwszy poniedziałek września wyznacza się posiedzenie Kapituły, w celu wyłonienia prac nominowanych do nagrody. Pierwsza część posiedzenia jest publiczna. Na tym posiedzeniu kandydaci prezentują swoje prace z wykorzystaniem nowoczesnych środków przekazu. Podczas drugiej, niejawnej części posiedzenia, Kapituła nominuje do nagrody najwyżej 5 prac.
• Zebranie zwołuje Przewodniczący Kapituły, zawiadamiając wszystkie zainteresowane osoby z co najmniej 2-tygodniowym wyprzedzeniem. Decyzje Kapituły są podejmowane w głosowaniu tajnym i zapadają zwykłą większością głosów; w przypadku równej liczby głosów za i przeciw, decyduje głos Przewodniczącego Kapituły.
• W terminie do 15 września nominowane prace są przedstawiane Prezydentowi Miasta Gdyni.

8. Decyzję o przyznaniu nagrody podejmuje Prezydent Miasta Gdyni w terminie do 25 września. Wśród plac dyplomowych równorzędnych merytorycznie są preferowane prace bardziej wpisujące się w działania Gdyni, realizowane w zakresie rozwoju nowoczesnych technologii. Autor (autorzy) pracy wyróżnionej otrzymuje (otrzymują) nagrodę pieniężną w wysokości 3000 złotych oraz dyplom. Autorzy prac nominowanych otrzymują dyplomy.

9. Nagrodę wręcza Prezydent Miasta Gdyni lub upoważniony przez prezydenta przedstawiciel na Inauguracji Roku Akademickiego w Politechnice Gdańskiej.

10. Prace nominowane do nagrody - ze wskazaniem pracy wyróżnionej - są prezentowane na odpowiednich planszach w Urzędzie Miasta Gdyni oraz w Politechnice Gdańskiej. Miejsca i czas tych prezentacji określają kierownicy wymienionych jednostek.