Harmonogram i procedury

Harmonogram i procedury przeprowadzania oraz wdrażania Budżetu Obywatelskiego w Gdyni w 2014 roku


HARMONOGRAM PRZEPROWADZANIA BUDŻETU OBYWATELSKIEGO W GDYNI
 
Termin
Działania
27.11.2013
Podjęcie uchwały Rady Miasta Gdyni w sprawie wprowadzenia zasad
i trybu przeprowadzania Budżetu Obywatelskiego.
20.12.2013
Podpisanie Zarządzenia Prezydenta Miasta w sprawie przyjęcia
procedur przeprowadzania i wdrażania Budżetu Obywatelskiego
w Gdyni oraz powołania komisji do spraw Budżetu Obywatelskiego.
2.01.2014
Uruchomienie procedury Budżetu Obywatelskiego na rok 2014.
Styczeń 2014
Rozpoczęcie zbierania projektów mieszkańców i rad dzielnic do
Budżetu Obywatelskiego.
do 15.02.2014
Zorganizowanie spotkania przedstawicieli Urzędu Miasta z mieszkańcami
Gdyni w sprawie wyjaśnienia procedur oraz przygotowywania projektów
w ramach Budżetu Obywatelskiego.
24.02.2014
Zakończenie okresu składania projektów w ramach Budżetu Obywatelskiego.
do 3.03.2014
Sprawdzenie projektów pod względem formalnym oraz przekazanie
wnioskodawcom informacji dotyczącej konieczności ewentualnego
uzupełnienia braków formalnych złożonych projektów.
do 10.03.2014
Ostateczny termin uzupełnienia przez wnioskodawców ewentualnych
braków formalnych złożonych projektów.
2.04.2014
Umieszczenie wstępnej listy projektów zakwalifikowanych do Budżetu
Obywatelskiego na stronie http://www.gdynia.pl/ w zakładce poświęconej
Budżetowi Obywatelskiemu oraz na stronach rad dzielnic.
do 4.04.2014
Ogłoszenie terminu spotkań z mieszkańcami poszczególnych dzielnic,
organizowanych przez odpowiednie rady dzielnic. Spotkania mają na celu
przybliżenie zakwalifikowanych projektów.
do 30.04.2014
Przeprowadzenie spotkań, w trakcie których autorzy projektów omawiać
będą zakwalifikowane do Budżetu Obywatelskiego projekty.
do 8.05.2014
Umieszczenie ostatecznej listy projektów na stronie http://www.gdynia.pl/
w zakładce poświęconej Budżetowi Obywatelskiemu, na stronach rad dzielnic.
od 8.05.2014
Przeprowadzenie II etapu kampanii informacyjnej mającej na celu
zachęcenie jak największej liczby mieszkańców do udziału w głosowaniu na
zakwalifikowane propozycje projektów do Budżetu Obywatelskiego.
8.05.2014
Rozpoczęcie głosowania na poszczególne projekty w ramach Budżetu
Obywatelskiego: drogą elektroniczną (dla osób nie posiadających
dostępu do Internetu, tworzy się punkty głosowania w siedzibach
rad dzielnic, filiach biblioteki miejskiej oraz w siedzibie Urzędu
Miasta w godzinach funkcjonowania tychże jednostek).
19.05.2014
Zakończenie głosowania na poszczególne projekty w ramach Budżetu
Obywatelskiego.
27.05.2014
Zarządzenie Prezydenta Gdyni dot. przekazania poszczególnych działań
do merytorycznych wydziałów Urzędu Miasta oraz jednostek miejskich.



PROCEDURY PRZEPROWADZANIA ORAZ WDRAŻANIA BUDŻETU OBYWATELSKIEGO W GDYNI
 
§ 1
 
1. Budżetem Obywatelskim nazywamy procedurę wskazywania przez mieszkańców Gdyni projektów własnych z punktu widzenia poszczególnych dzielnic i ich wybór w głosowaniu, skutkujący sfinansowaniem realizacji z budżetu Miasta Gdyni.
 
2. Środki Budżetu Obywatelskiego służyć mają podnoszeniu jakości życia w Gdyni poprzez realizację zadań wskazanych i wybieranych przez mieszkańców  poszczególnych dzielnic.
 
3. Środki Budżetu Obywatelskiego mogą być przeznaczone na projekty znajdujące się w kompetencji gminy dotyczące:
 
a) estetyzacji otoczenia - tj. małej architektury, zieleni miejskiej, urządzania parków i skwerów dzielnicowych,
b) rekreacji - tj. placów zabaw, terenów sportowych i rekreacyjnych;
c) bezpieczeństwa - tj. instalacji oświetlenia, sygnalizacji świetlnej, montażu właściwych urządzeń w celu poprawy bezpieczeństwa ruchu drogowego;
d) remontów - tj. remontów nawierzchni, utwardzenia i modernizacji ulic, parkingów i chodników oraz remontów budynków gminnych.
 
4. Procedura składania zgłoszeń, dyskusji nad nimi oraz wyboru projektów do realizacji odbywa się na szczeblu gdyńskich rad dzielnic.
 
5. Dopuszcza się realizację wspólnych projektów dla dwóch lub większej liczby dzielnic.
 
6. W ramach kwoty Budżetu Obywatelskiego przypadającego na każdą z dzielnic, środki mogą zostać przeznaczone na jeden lub kilka projektów, które uzyskają największe poparcie w głosowaniu przeprowadzonym wśród osób zameldowanych w danej dzielnicy.
 
7. Kwota środków z Budżetu Miasta Gdyni przeznaczonych na Budżet Obywatelski na rok 2014 z podziałem na poszczególne dzielnice przedstawia się następująco:
 
 
Dzielnica Gdyni
Budżet Partycypacyjny
Babie Doły
76.692,90 zł
Chwarzno - Wiczlino
284.140,42 zł
Chylonia
210.352,34 zł
Cisowa
173.952,89 zł
Dąbrowa
167.207,21 zł
Działki Leśne
93.264,73 zł
Grabówek
123.725,77 zł
Kamienna Góra
60.356,84 zł
Karwiny
99.773,55 zł
Leszczynki
102.004,07 zł
Mały Kack
143.014,37 zł
Obłuże
181.147,64 zł
Oksywie
159.531,20 zł
Orłowo
129.132,24 zł
Pogórze
132.487,21 zł
Pustki Cisowskie -Demptowo
120.564,51 zł
Redłowo
99.424,44 zł
Śródmieście
179.316,31 zł
Wielki Kack
166.389,57 zł
Witomino - Leśniczówka
87.680,70 zł
Witomino - Radiostacja
97.972,60 zł
Wzgórze Św. Maksymiliana
111.868,50 zł
RAZEM
3.000.000,00 zł
 
8. Kwota, o której mowa w ust. 7 została podzielona na poszczególne dzielnice w następujący sposób: każda z 22 dzielnic otrzymuje po 30.000 zł, pozostała część kwoty jest rozdzielana na dzielnice proporcjonalnie do liczby mieszkańców według stanu z dnia 31 grudnia roku poprzedzającego oraz powierzchni dzielnicy z wyłączeniem lasów i terenów przemysłowych.
 
 
§ 2
 
1. Propozycję projektu do realizacji w swojej dzielnicy w ramach Budżetu Obywatelskiego może zgłosić w terminie od 2 stycznia do 24 lutego 2014 r. w formie wypełnionego formularza zgłoszenia każdy mieszkaniec tej dzielnicy lub rada dzielnicy (podejmując stosowną uchwałę).
2. Dla ważności zgłoszenia, o którym mowa w ust. 1, konieczne jest poparcie propozycji przez co najmniej 25 mieszkańców dzielnicy.
3. Wymóg określony w ust. 2 nie dotyczy zgłoszeń składanych przez rady dzielnic, o ile łączna wartość zgłoszeń rady dzielnicy nie przekracza kwoty o której mowa w § 1 ust. 7.
4. Wypełnione formularze zgłoszeń mogą być przekazywane przez wnioskodawców: osobiście do Urzędu Miasta lub siedzib rad dzielnic, pocztą tradycyjną lub drogą elektroniczną.
5. Wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik w rubryce „dokumenty".

 
§ 3
 
1. Do 3 marca 2014 r. wypełnione formularze zgłoszeń są poddawane ocenie formalnej pod kątem spełniania kryteriów określonych w § 2 ust 1-3.
2. Zgłoszenia nie spełniające wymogów formalnych mogą zostać uzupełnione przez autora w terminie 7 dni od daty doręczenia przekazanej autorowi przez Prezydenta informacji o zakresie koniecznych uzupełnień, to jest do 10 marca 2014 r. W przypadku nie uzupełnienia zgłoszenia w dodatkowym terminie, zgłoszenie nie podlega dalszemu procedowaniu.
3. Lista zgłoszeń z informacją o spełnieniu lub niespełnieniu wymogów formalnych publikowana jest niezwłocznie po weryfikacji na stronie internetowej Miasta Gdyni w działach poszczególnych rad dzielnic, na stronach internetowych rad dzielnic oraz dostępna jest w formie drukowanej w siedzibach rad dzielnic.
4. Do dnia 11 marca 2014 r. zgłoszenia spełniające wymogi formalne, przekazywane są właściwym komórkom organizacyjnym Urzędu Miasta Gdyni lub jednostkom organizacyjnym Miasta Gdyni, w celu dokonania techniczno-finansowej analizy możliwości realizacji zaproponowanych przedsięwzięć.
5. W przypadku niejasności dotyczących opisu projektu, jednostka dokonująca analizy może zwrócić się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje lub wyjaśnienia. Wnioskodawcy przysługuje 7 dni na uzupełnienie projektu.
6. Zgłoszenia, których autorzy nie dostarczyli informacji pozwalających dokonać analizy techniczno-finansowej, nie podlegają dalszemu procedowaniu. Informacja o tym fakcie jest zamieszczana na liście, o której mowa w ust. 3.
7. W przypadku zamiaru realizacji projektu, o którym mowa w § 1 ust. 3 na nieruchomości nie będącej własnością gminy, do zgłoszenia obowiązkowo należy załączyć pisemną zgodę właściciela nieruchomości. Wzór oświadczenia o zgodzie na dysponowanie nieruchomością jest dostępny w zakładce "dokumenty".
8. Jednostki dokonujące analizy, o której mowa w ust 4, przedkładają jej wyniki Prezydentowi Miasta wraz z wnioskami dotyczącymi wykonalności projektu, jego wyceną i możliwym terminem realizacji. W przypadku zgłoszeń, które w ocenie jednostki dokonującej analizy są niemożliwe do realizacji, informacja musi zawierać szczegółowe wyjaśnienie powodów.
9. W przypadku większej liczby zgłoszeń tego samego projektu, Prezydent dokonuje połączenia zgłoszeń w jeden projekt.
10. Do dnia 2 kwietnia 2014 r., po zatwierdzeniu wyników analiz przez Prezydenta, są one w podziale na poszczególne dzielnice zamieszczane na liście, o której mowa w ust. 3.
11. Zgłoszenia dotyczące każdej z dzielnic, które pomyślnie przeszły ocenę formalną oraz analizę techniczno-finansową, stanowią wstępną listę projektów zakwalifikowanych do Budżetu Obywatelskiego.
 
 
§ 4
 
1. W terminie do 30 kwietnia 2014 r. wstępne listy projektów, o których mowa w § 3 ust. 11, dotyczące poszczególnych dzielnic są przedstawiane na spotkaniach z mieszkańcami tych dzielnic.
2. Spotkania są organizowane przez właściwą radę dzielnicy.
3. Informacja o spotkaniu umieszczana jest z co najmniej 10-dniowym wyprzedzeniem w Ratuszu, na tablicy ogłoszeń rady dzielnicy, na portalu www.gdynia.pl oraz na stronie internetowej rady dzielnicy.
4. Biuro rady dzielnicy zawiadamia na wskazany w zgłoszeniu adres e-mail lub telefon autorów zgłoszenia. W ramach spotkania mają oni możliwość zaprezentowania swoich propozycji.
5. Rezultatem dyskusji podczas spotkania może być: podtrzymanie zgłoszenia, wycofanie zgłoszenia, ograniczenie zakresu zgłoszenia, połączenie zgłoszeń. Wszelkie zmiany mogą się odbyć wyłącznie za pisemną zgodą autora lub autorów zgłoszeń.
6. W terminie do 8 maja 2014 r., po uwzględnieniu ewentualnych zmian, o których mowa w ust 5, Prezydent Miasta ogłasza ostateczną listę projektów zakwalifikowanych do Budżetu Obywatelskiego dla każdej dzielnicy wraz z ich kosztem określonym wg wyceny, o której mowa w § 3, ust 8.
7. Listy, o których mowa w ust 6, publikowane są w sposób określony w § 3 ust 3.
 
 
§ 5
  
1. Głosowanie dla wszystkich dzielnic zarządza Prezydent Miasta Gdyni.                                      
2. Prezydent powołuje komisję, mającą za zadanie wykonywanie wszelkich czynności niezbędnych do przeprowadzenia głosowania dotyczącego Budżetu Obywatelskiego.
3. Do udziału w głosowaniu na projekty zakwalifikowane do Budżetu Obywatelskiego w danej dzielnicy uprawnieni są mieszkańcy zameldowani w tej dzielnicy.
4. Głosowanie jest jawne. Głosujący podaje imiona i nazwisko, adres zameldowania oraz numer PESEL.
5. Każdy głosujący może oddać swoje głosy na dowolną liczbę projektów, jednak suma kosztów realizacji wybranych przez mieszkańca projektów nie może przekroczyć kwoty przypadającej na daną dzielnicę, określoną w § 1 ust. 7.
6. Głosowanie odbywa się elektronicznie na stronie internetowej www.gdynia.pl. przez 12 dni, tj. od 8 do 19 maja 2014 r. W celu umożliwienia głosowania osobom nie posiadającym dostępu do Internetu, tworzy się punkty głosowania w siedzibach rad dzielnic oraz w Urzędzie Miasta Gdyni.
7. Szczegółowe zasady obsługi głosowania, oddawania głosów oraz weryfikacji ważności głosów i uprawnień do głosowania zostaną określone przez Prezydenta Miasta Gdyni do dnia 30 kwietnia 2014 r. na stronie http://www.gdynia.pl/ wraz z uruchomieniem zakładki służącej do głosowania nad wybranymi projektami w ramach Budżetu Obywatelskiego.
 
 
§ 6
 
1. Dla każdej z dzielnic niezwłocznie po zakończeniu głosowania komisja, o której mowa § 5 ust 2, sporządza protokół zawierający:
a) pulę środków przypadających dla danej dzielnicy,
b) liczbę głosów oddanych w dzielnicy,
c) liczbę głosów zdobytych przez poszczególne projekty,
d) listę projektów zakwalifikowanych do realizacji wraz z szacunkowymi kosztami.
2. Środki otrzymują projekty, na które zagłosowała największa liczba mieszkańców danej dzielnicy i są przyznawane kolejnym projektom zgodnie z ich wyceną, aż do wyczerpania wszystkich środków przypadających na daną dzielnicę. Przyznanie środków oznacza zakwalifikowanie projektu do realizacji.
3. W sytuacji, kiedy po realizacji wybranych projektów pozostaną wolne środki wystarczające na sfinansowanie kolejnego projektu z listy, jest on kierowany do realizacji. W przeciwnym wypadku środki pozostałe po realizacji przedsięwzięć, o których mowa w ust. 2 powiększają pulę Budżetu Obywatelskiego danej dzielnicy w kolejnej edycji głosowania.
4. W przypadku wspólnego projektu dwóch lub większej liczby dzielnic są one kierowane do realizacji tylko wtedy, gdy uzyskają akceptację we wszystkich dzielnicach, w których były głosowane. W przeciwnym wypadku nie są brane pod uwagę przy podziale środków.
5. W przypadku projektów, które otrzymały tyle samo punktów, a kwota nie jest wystarczająca do realizacji dwóch projektów wybiera się ten z większą kwotą wyceny o ile nie przekracza ona puli środków dla danej dzielnicy o której mowa w § 1 ust 7.
6. Wybrane w głosowaniu projekty Prezydent kieruje do realizacji, wskazując komórki organizacyjne Urzędu Miasta lub jednostki organizacyjne Miasta odpowiedzialne za ich wdrażanie. Autorzy projektów wybranych w ramach procedury Budżetu Obywatelskiego uczestniczą w ich realizacji poprzez możliwość konsultowania przyjmowanych przez jednostki organizacyjne rozwiązań.
7. Informacja o zakwalifikowanych do realizacji projektów oraz odpowiedzialnych za ich wdrażanie jednostkach zostanie opublikowana w formie Zarządzenia w terminie do 27 maja 2014 r.