Usługa rejestracji i pomiaru czasu uczestników imprez sportowych Gdyńskiego Centrum Sportu w roku 2018

Ogłoszenie nr 500019010-N-2018 z dnia 25-01-2018 r.
 
Gdyńskie Centrum Sportu: Usługa rejestracji i pomiaru czasu uczestników imprez sportowych Gdyńskiego Centrum Sportu w roku 2018

OGŁOSZENIE O UDZIELENIU ZAMÓWIENIA - Usługi
 
Zamieszczanie ogłoszenia:
obowiązkowe
Ogłoszenie dotyczy:
zamówienia publicznego
Zamówienie dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej
nie
Zamówienie było przedmiotem ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych:
tak
Numer ogłoszenia: 635893-N-2017
Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia zostało zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych:
nie
 
SEKCJA I: ZAMAWIAJĄCY
 
I. 1) NAZWA I ADRES:
Gdyńskie Centrum Sportu, Krajowy numer identyfikacyjny 191439845, ul. Olimpijska  5/9, 81-538  Gdynia, woj. pomorskie, państwo Polska, tel. +48586223574, e-mail sekretariat@gdyniasport.pl, faks +48586223574.
Adres strony internetowej (url): www.gdyniasport.pl
I.2) RODZAJ ZAMAWIAJĄCEGO:
Administracja samorządowa
SEKCJA II: PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
II.1) Nazwa nadana zamówieniu przez zamawiającego:
Usługa rejestracji i pomiaru czasu uczestników imprez sportowych Gdyńskiego Centrum Sportu w roku 2018
Numer referencyjny(jeżeli dotyczy):
GCS.DZPI.2710.95.2017
II.2) Rodzaj zamówienia:
Usługi
II.3) Krótki opis przedmiotu zamówienia (wielkość, zakres, rodzaj i ilość dostaw, usług lub robót budowlanych lub określenie zapotrzebowania i wymagań ) a w przypadku partnerstwa innowacyjnego - określenie zapotrzebowania na innowacyjny produkt, usługę lub roboty budowlane:
1. Przedmiot zamówienia zgodnie z CPV sklasyfikowany jest jako: 92622000-7 – usługi w zakresie organizowania wydarzeń sportowych, 51211000-4 – usługi instalowania urządzeń do pomiaru czasu, 31711300-6 - elektroniczne systemy rejestrowania czasu. 2. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę kompleksowej usługi w zakresie rejestracji uczestników, elektronicznego pomiaru czasu w systemie CHAMPION CHIP oraz przetwarzania informacji podczas organizowania i trwania imprez sportowych Gdyńskiego Centrum Sportu w roku 2018. 3. Wykonawca będzie świadczył usługę dla potrzeb następujących imprez sportowych: 1) impreza Bieg Urodzinowy w ramach, której organizowany będzie bieg główny, biegi młodzieżowe, marsz Nordic Walking w kategorii Open oraz marsze młodzieżowe. Biegi młodzieżowe oraz marsz Nordic Walking zostaną rozegrane w dniu 17.02.2018. Bieg główny zostanie rozegrany w dniu 18.02.2018. Zamawiający przewiduje łącznie 8.000 uczestników, 2) impreza Bieg Europejski w ramach, której organizowany będzie bieg główny, biegi młodzieżowe, marsz Nordic Walking w kategorii Open oraz marsze młodzieżowe. Biegi młodzieżowe oraz marsz Nordic Walking zostaną rozegrane w dniu 12.05.2018 roku. Bieg główny zostanie rozegrany w dniu 13.05.2018 roku. Zamawiający przewiduje łącznie 8.000 uczestników, 3) impreza Nocny Bieg Świętojański w ramach, której organizowany będzie bieg główny oraz marsz Nordic Walking w kategorii Open – termin imprezy 22.06.2018 roku, Zamawiający przewiduje łącznie 8.000 uczestników, 4) impreza Bieg Niepodległości w ramach, której organizowany będzie bieg główny, biegi młodzieżowe oraz marsz Nordic Walking w kategorii Open oraz marsze młodzieżowe – termin imprezy 11.11.2018 roku - Zamawiający przewiduje łącznie 12.000 uczestników, 5) impreza MTB Gdynia Maraton w ramach, której organizowane będą wyścigi młodzieżowe - termin imprezy 08.09.2018 roku - Zamawiający przewiduje łącznie 1.000 uczestników, 6) impreza MTB Gdynia Maraton w ramach, której organizowany będzie wyścig główny - termin imprezy 09.09.2018 roku - Zamawiający przewiduje łącznie 600 uczestników, zwanych dalej łącznie „Imprezami”. 7) seminaria, których termin zostanie podany Wykonawcy na minimum 7 dni przed ich rozpoczęciem – Zamawiający przewiduje łącznie 12 seminariów. 4. Terminy Imprez, o których mowa w ust. 3 mogą ulec zmianie, w szczególności z powodu złych warunków atmosferycznych oraz wypadków siły wyższej. Zamawiający niezwłocznie powiadomi Wykonawcę o powyższej zmianie. 5. Imprezy, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-4 tworzą cykl GPX Gdyni w Biegach (za wyjątkiem biegów młodzieżowych) oraz GPX Gdyni w Nordic Walking (za wyjątkiem marszy młodzieżowych), które to posiadają osobne regulaminy i osobną klasyfikację. 6. Zamawiającemu przysługuje możliwość rezygnacji z organizacji Imprez oraz seminariów, o których mowa w ust. 3. Przez rezygnację z organizacji Imprezy Zamawiający rozumie zmianę podmiotu jako Organizatora Imprezy jak i całkowitą rezygnację z organizacji Imprezy. Z tytułu rezygnacji z organizacji Imprezy Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego. 7. Wykonawca w ramach świadczenia usługi zobowiązany będzie zgodnie z wymogami Zamawiającego, określonymi każdorazowo w regulaminie poszczególnych Imprez w szczególności do prawidłowego: 1) przyjmowania zgłoszeń i rejestracji uczestników Imprez na właściwej liście startowej i we właściwej kategorii (rozpoczęcie świadczenia usługi ma nastąpić nie później niż w ciągu 3 dni od przekazania ostatecznych wytycznych przez Zamawiającego), 2) przygotowywania pakietów startowych i przydzielenia uczestnikowi Imprez właściwego pakietu, w tym chipa w systemie CHAMPION CHIP, 3) sklasyfikowania miejsc i czasów uczestników poszczególnych Imprez. 8. Treść poszczególnych regulaminów Imprez zostanie dostarczona Wykonawcy drogą elektroniczną, na wskazany adres. 9. Wykonawca w ramach świadczenia usługi zobowiązany będzie w szczególności do: 1) przyjmowania zgłoszeń i rejestracji uczestników Imprez dla potrzeb każdej z Imprez, za pośrednictwem strony internetowej Wykonawcy, w tym: a) Wykonawca dla potrzeb przyjmowania zgłoszeń zobowiązany będzie do utworzenia osobnych formularzy zgłoszeniowych do każdej z Imprez, o których mowa w ust. 3, których formaty i dokładna treść zostaną określone przez Zamawiającego, automatycznie wypełnianych w oparciu o dane zawarte w profilu zawodnika, o którym mowa w pkt. 16, zawierających informacje niezbędne do przeprowadzenia Imprez, w szczególności takie jak: a1)pole z nazwą Imprezy, a2)pole do wyboru rodzaju wyścigu w ramach danej Imprezy, a3)pole z wyborem kategorii określonej w regulaminie Imprezy, a4)pola do wpisania danych osobowych takich jak: imienia i nazwiska, daty urodzenia, danych adresowych, płci, nazwy przynależności klubowej, numeru telefonu do wysyłki smsów, imienia i nazwiska oraz numeru telefonu osoby do kontaktu m.in. w razie wypadku w czasie Imprezy, adresu e-mail, (podanie przez uczestnika Imprezy niektórych z powyższych danych powodować może przypisanie uczestnika Imprezy do odrębnej kategorii określonej w regulaminie Imprezy), a5)dodatkowe pola w razie takiej potrzeby Zamawiającego, w celu prawidłowej organizacji Imprezy – m.in. w postaci: pola do wpisania osiągniętego najlepszego rezultatu, rozmiaru koszulki, indeksu chipa, w przypadku gdy uczestnik Imprezy posiada osobisty chip, zgodny z systemem CHAMPION CHIP, a6)pole ze zgłoszeniem przez uczestnika Imprezy żądania wystawienia faktury VAT (w takim przypadku formularz zgłoszeniowy musi zawierać dodatkowe pola do wpisania danych niezbędnych do wystawienia faktury VAT), a7)pole do akceptacji regulaminu Imprezy łącznie z odnośnikiem do jego treści, a8)pole zawierające wyrażenie przez uczestnika Imprezy zgody na przetwarzanie danych osobowych, w celach organizacji Imprezy, a9)pole zawierające wyrażenie przez uczestnika Imprezy zgody bądź nie na przetwarzanie danych osobowych, oraz otrzymywanie wiadomości sms i e-mail z informacjami organizacyjnymi, w celach marketingowych związanych z imprezami organizowanymi przez Zamawiającego, a10) pole ze zgłoszeniem przez uczestnika Imprezy żądania przesłania pakietu na adres (pole potwierdzenia podanego adresu) wskazany w momencie wyboru przedmiotowej opcji. b) Wykonawca zobowiązany będzie na podstawie prawidłowo wypełnionych formularzy zgłoszeniowych, o których mowa w lit. a) do dokonania rejestracji uczestników Imprez natomiast w przypadku, gdy w treści regulaminu danej Imprezy zawarty będzie obowiązek dokonania wpisowego przez uczestnika danej Imprezy, Wykonawca zobowiązany będzie dokonać rejestracji uczestników Imprez w oparciu o dokonane przez nich wpłaty wpisowego, za pomocą płatności elektronicznej za pośrednictwem serwisu pobierania opłat, z którego właścicielem Zamawiający ma podpisaną umowę, ponadto w przypadku gdy zawarta będzie możliwość wysyłki pakietów startowych, Wykonawca zobowiązany będzie do stworzenia pola umożliwiającego dokonywanie pobierania opłaty za usługę poprzez płatność elektroniczną, w tym: b1)właściciel serwisu pośredniczącego w pobieraniu opłat świadczy usługi płatnicze na podstawie ustawy o usługach płatniczych z dnia 19 sierpnia 2011 r. (tekst jednolity Dz. U. 2017, poz. 2003 z późniejszymi zmianami) ponosi odpowiedzialność na zasadach w niej opisanych, b2)właściciel serwisu pośredniczącego w pobieraniu opłat jest właścicielem oprogramowania oraz sprzętu niezbędnego do korzystania z serwisu płatniczego, b3)właściciel serwisu pośredniczącego w pobieraniu opłat zapewnia uczestnikom Imprezy płatności za pośrednictwem strony internetowej, b4)Wykonawca dokona we własnym zakresie i na własny koszt integracji swojego systemu z serwisem pośredniczącym w pobieraniu opłat według udostępnionej nieodpłatnie przez właściciela serwisu pośredniczącego w pobieraniu opłat dokumentacji technicznej, b5)Zamawiający informuje, iż wszystkie opłaty związane z wpływem wpisowego za pośrednictwem serwisu pobierania opłat zostaną pokryte w całości przez Zamawiającego, b6)Wykonawca zobowiązany będzie do informowania zgłaszających się uczestników Imprez o fakcie powierzenia ich danych osobowych serwisowi pośredniczącemu w pobieraniu opłaty, na cele wykonania transakcji; Wykonawca przetwarza dane na zlecenie Zamawiającego i w zakresie przez niego wskazanym, b7)Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić Zamawiającemu w czasie rzeczywistym za pośrednictwem strony internetowej dostęp do konta, (zabezpieczonego loginem i hasłem przekazanym Zamawiającemu) zawierającego dane, o których mowa w ust. 9 pkt. 1 lit. a6, uczestników, którzy dokonali wpisowego i złożyli dyspozycję w formularzu zgłoszeniowym wystawienia faktury VAT, b8) Wykonawca zobowiązany będzie do zamieszczenia na swojej stronie internetowej w momencie prowadzenia procesu rejestrowania uczestników Imprez, o których mowa w ust. 3, informacji słownej oraz graficznej (logo podlinkowane do strony serwisu pośredniczącego w pobieraniu opłat), mówiącej o fakcie obsługi płatności przez serwis pośredniczący w pobieraniu opłat, c) Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia w profilu zawodnika następujących funkcjonalności: c1)Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić Zamawiającemu w czasie rzeczywistym za pośrednictwem strony internetowej dostęp do konta, (zabezpieczonego loginem i hasłem przekazanym Zamawiającemu) zawierającego dane, o których mowa w ust. 9 pkt. 1 lit. a5, tj. rozmiaru koszulki, za pomocą tabeli obrazującej ilość każdego rozmiaru, w oparciu o listę zapisów do danej imprezy. Dane te będą miały być podane w rozbiciu na płeć, wyścigi w ramach danej imprezy oraz kolor koszulki (jeśli Zamawiający wyrazi taką potrzebę), c2)Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić Zamawiającemu możliwość automatycznego przydziału koloru koszulki oraz jej rodzaju uczestnikom Imprezy, według klucza podanego przez Zamawiającego, c3)Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić Zamawiającemu możliwość dodania do formularzy zgłoszeniowych do imprezy modułu umożliwiającego równoległą z zapisami sprzedaż dodatkowych elementów pakietu startowego, w tym przez podmioty trzecie, c4)Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić Zamawiającemu możliwość dodania do Profilu Zawodnika modułu konkursowego z możliwością dedykowania go do konkretnej imprezy, grupy imprez, grupy wiekowej czy też ze względu na miejsce zamieszkania. Zleceniodawcy przysługuje możliwość dodawania nieograniczonej ilości modułów konkursowych w trakcie realizacji umowy. Każdorazowo Wykonawca ma udostępnić Zamawiającemu, w czasie rzeczywistym, dostęp do bazy danych w postaci pliku excel, zawierające zestawienie następujących danych, osób biorących udział w danym konkursie: imię, nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu, treść hasła konkursowego. Panel konkursowy musi mieć możliwość ustawienia, w zależności od potrzeb Zamawiającego, czasu trwania konkursu, d) Wykonawca w zakresie przyjmowania zgłoszeń i dokonywania rejestracji, w tym płatności, zobowiązany będzie do rozpatrywania wszelkich reklamacji, protestów wniesionych przez uczestników Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-6 i przekazanych przez Zamawiającego; Wykonawca zobowiązany będzie do ich weryfikacji, przygotowania stanowiska w danej sprawie i przekazania go do Zamawiającego w ciągu 24 godzin od momentu otrzymania treści reklamacji, protestu, e) Wykonawca w zakresie przyjmowania zgłoszeń, rejestracji i związanym z tym gromadzeniem i przechowywaniem danych osobowych zobowiązany będzie przestrzegać w tym zakresie obowiązujących przepisów prawa, w tym zobowiązany będzie poinformować rejestrujących się uczestników Imprez o zakresie przetwarzania podanych przez nich danych, f) Wykonawca zobowiązany będzie na bieżąco aktualizować listy zgłoszonych uczestników Imprez (bez opłaconego wpisowego) i listy zarejestrowanych uczestników Imprez, których format i dokładna treść zostanie określona przez Zamawiającego, grupujących uczestników Imprez zgodnie z poszczególnymi regulaminami Imprez, w tym: f1) udostępniać je na bieżąco za pośrednictwem strony internetowej Wykonawcy, f2) na stronach z listą startową uczestników Imprezy znajdować się będzie wyszukiwarka z opcją wyszukiwania zawodników (po nazwisku i imieniu), wyświetlająca wynik uwzględniający takie dane uczestników Imprez jak: numer startowy, imię, nazwisko, rok urodzenia, miasto zamieszkania, nazwa klubu, kraj pochodzenia, potwierdzenie opłacenia wpisowego (jeżeli dotyczy), f3) tabela z informacją o liczbie zgłoszonych uczestników Imprez (bez opłaconego wpisowego) i liczbie zarejestrowanych uczestników Imprez, g) termin dokonania rejestracji kończyć się będzie na określoną ilość dni przed daną Imprezą, wskazaną każdorazowo w regulaminach danej Imprezy, h) Wykonawca zobowiązany będzie sporządzić po zamknięciu rejestracji ostateczną listę uczestników dla potrzeb każdej z Imprez, w tym osobną dla każdego z wyścigów w ramach danej Imprezy zgodnie z regulaminem danej Imprezy, i) Wykonawca zobowiązany będzie sporządzić po zamknięciu rejestracji kartę startową dla każdego z poprawnie zarejestrowanych uczestników, która dostępna będzie do pobrania w profilu zawodnika. Karta startowa zawierać będzie treści i elementy graficzne przygotowane przez Zamawiającego, indywidualny nr ID (tożsamy z nr ID na kopercie z pakietem startowym), j) Wykonawca zobowiązany będzie przygotować osobno dla każdego zarejestrowanego uczestnika Imprezy zapakowany w kopertę w formacie A5 pakiet startowy wraz z kartą startową (o treści określonej przez Zamawiającego), składający się z: j1)4 (czterech) agrafek, j2)numeru startowego w formacie A5 wykonanego z materiału wodoodpornego z nadrukowanym imieniem każdego zawodnika, płcią, kategorią wiekową, (dwustronnego, wykonanego zgodnie z projektem Zamawiającego), j3)chipa CHAMPION CHIP dla uczestnika, który nie podał numeru własnego chipa w trakcie dokonywania zgłoszenia, j4)ulotki lub ulotek dostarczonych przez Zamawiającego lub partnerów wskazanych przez Zamawiającego, najpóźniej do dnia zamknięcia zgłoszeń (Zamawiający dostarczy Wykonawcy listę ulotek, które mogą być zapakowane do koperty), j5)nadruku na każdej kopercie nazwy imprezy wraz z logotypem Zamawiającego i wskazanego przez niego sponsora, oraz numerem ID danego zawodnika, zgodnie z projektem Zamawiającego, j6) w przypadku imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 5 i 6 dodatkowo numeru startowego o wymiarach 25 cm długość 5 cm wysokość wykonanego z samoprzylepnego materiału wodoodpornego z nadrukowanym numerem startowym zawodnika (wykonanego zgodnie z projektem Zamawiającego), j7) worka o pojemności 120 l (70 x 110 cm), o gramaturze 40 mikronów, w kolorze niebieskim lub innym zaakceptowanym przez Zamawiającego, wraz z etykietą samoprzylepną o wymiarach 105 x 74 mm (wykonanych zgodnie z projektem Zamawiającego), k) Wykonawca zobowiązany będzie przygotować dodatkowo: k1)po 310 (trzysta dziesięć) sztuk rezerwowych pakietów startowych dla biegów młodzieżowych w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-4, k2)po 110 (sto dziesięć) sztuk rezerwowych pakietów startowych dla marszy w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-4, k3)po 10 (dziesięć) sztuk rezerwowych pakietów startowych dla każdej strefy czasowej, (strefy czasowe zgodnie z regulaminem danej Imprezy) dla biegów głównych w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-4, k4)po 30 (trzydzieści) sztuk rezerwowych pakietów startowych dla strefy czasowej „Elita” (strefy czasowe zgodnie z regulaminem imprezy) dla biegów głównych w ramach Imprez, o których mowa ust. 3 pkt. 1-4, k5)po 10 (dziesięć) sztuk rezerwowych pakietów startowych dla Imprez, o których mowa ust. 3 pkt. 5 i 6, k6) po 6 trytytek (zacisków elektrycznych) o długości 25 – 30 cm, grubości 3-5 mm każdy, do każdego pakietu startowego dla Imprez, o których jest mowa w ust. 3 pkt. 5 i 6, l) Wykonawca zobowiązany będzie dostarczyć wszystkie pakiety startowe, o których mowa w lit. j) i k) do siedziby Zamawiającego w dniach roboczych w godzinach 8.00 – 15.00, na własny koszt, najpóźniej na 3 dni przed każdą Imprezą, m) Wykonawca dokona wysyłki pakietu startowego za pośrednictwem poczty/kuriera z gwarancją dostarczenia, na drugi dzień roboczy po wysyłce, najpóźniej w ciągu 3 dni roboczych od terminu, wskazanego każdorazowo w regulaminie Imprezy ale nie później niż 2 tygodnie przed każdą Imprezą, do osób, które zamówiły taką usługę w formularzu zgłoszeniowym do danej imprezy w profilu zawodnika, (jeśli taka możliwość została przewidziana przez Zamawiającego, w regulaminie danej Imprezy, przed dokonaniem rejestracji w profilu zawodnika); Zamawiający przewiduje nie więcej niż 200 wysyłek pakietów, n) Zamawiający zastrzega sobie prawo do określenia wszystkich treści, komend i instrukcji zawartych w profilu zawodnika, 2) Wykonawca zobowiązany będzie do przekazywania Zamawiającemu wszystkich danych podanych przez uczestników Imprez podczas rejestracji w terminie do 3 dni roboczych po zakończeniu danej Imprezy, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, 3) Wykonawca zobowiązany będzie do zagwarantowania każdorazowo obecności w biurze zawodów co najmniej 2 osób wyposażonych w niezbędny sprzęt do dokonania rejestracji w ramach dodatkowych pakietów startowych, o których mowa jest w pkt. 1 lit. k) w dniu poprzedzającym terminy Imprez, o których mowa w ust. 3, 4) Wykonawca zobowiązany będzie do zagwarantowania każdorazowo na co najmniej 60 minut przed rozpoczęciem działania biura zawodów obecności w biurze zawodów każdej z Imprez odpowiedniej ilości osób zapewniającej prawidłową realizację przedmiotu zamówienia, wyposażonych w niezbędny sprzęt do dokonania pomiaru czasu przy wykorzystaniu systemu CHAMPION CHIP każdego uczestnika Imprezy, w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3, w tym w szczególności: a) pomiaru ostatecznego czasu końcowego, w przypadku Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-6, dla każdego uczestnika, b) pomiaru ostatecznego czasu końcowego, w przypadku Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1,2,4 (dotyczy biegu malucha organizowanego w ramach biegów młodzieżowych), c) międzyczasów w jednym punkcie, w przypadku Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-4, dla każdego uczestnika, d) międzyczasu odcinka „premia górska”, w przypadku imprezy Nocny Bieg Świętojański, o której mowa w ust. 3 pkt 3, e) międzyczasów w dwóch punktach, w przypadku Imprezy, o której mowa w ust. 3 pkt. 5, dla każdego uczestnika, f) pomiaru czasu, w przypadku Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 5 i 6 na końcu każdego okrążenia (pętli), g) umożliwienia uczestnikom posiadającym własne chipy pomiarowe, sprawdzenia poprawności ich działania w systemie CHAMPION CHIP, h) Zamawiający podaje ilości punktów pomiaru czasu (mat) dla poszczególnych Imprez: h1) dla każdej z imprez, o których mowa w ust. 3 pkt 1, 2, 4 – 3 punkty pomiaru czasu (mat) o szerokości 8 m każdy, h2) dla imprezy, o której mowa w ust. 3 pkt 3 – 4 punkty pomiaru czasu (mat) o szerokości 8 m każdy, h3) dla imprezy, o której mowa w ust. 3 pkt 5 – 1 punkt pomiaru czasu (mata) o szerokości 8 m oraz 1 punkt pomiaru czasu (mat) o szerokości 4 m każdy, h4) dla imprezy, o której mowa w ust. 3 pkt 6 – 2 punkty pomiaru czasu (mata) o szerokości 8 m, 5) przygotowania i dostarczenia (w formie wydruków) Zamawiającemu w trakcie Imprez poprawnych: a) w razie potrzeby na bieżąco list startowych, wyników/rezultatów poszczególnych wyścigów, b) w ciągu 15 minut od zakończenia poszczególnych wyścigów w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3, bieżących klasyfikacji zgodnie z regulaminem danej Imprezy, do akceptacji Sędziego Głównego, c) w ciągu 15 minut po zakończeniu biegu głównego i marszu w kategorii Open Imprezy, o której mowa w ust. 3 pkt. 4, klasyfikacji grand prix pierwszych 20 miejsc (osobno dla kobiet i mężczyzn) w biegach głównych i marszach w kategorii Open, 6) w ciągu 30 minut po zakończeniu Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-6 dostarczenia Zamawiającemu w sposób zgodny z ustawą o ochronie danych osobowych, w formacie określonym przez Zamawiającego, poprawnych klasyfikacji w celu ich opublikowania na stronie Zamawiającego, w tym: a) klasyfikacje każdorazowo muszą zawierać logo Zamawiającego (Zamawiający informuje, iż nie dopuszcza się umieszczania innych logotypów w tym logotypów Wykonawcy na poszczególnych klasyfikacjach Imprez), b) klasyfikacje każdorazowo zawierać będą tylko i wyłącznie dane uczestników Imprez w postaci: imienia, nazwiska, nazwy klubu, miasta zamieszkania, kraju pochodzenia, miejsca w klasyfikacji generalnej, miejsca w poszczególnych kategoriach zgodnie z regulaminem poszczególnej Imprezy, międzyczasy, czas netto i brutto, c) Wykonawca zobowiązany jest do opublikowania klasyfikacji Imprez również na własnej stronie internetowej, z tym zastrzeżeniem iż może to uczynić dopiero po uzyskaniu zgody Zamawiającego; Klasyfikacje muszą być opublikowane na stronie Wykonawcy przez co najmniej cały okres obowiązywania umowy, d) przygotowania modułu zawierającego listę sklasyfikowanych zawodników, i udostępnienie go za pośrednictwem strony internetowej Zamawiającego, umożliwiającego każdemu sklasyfikowanemu uczestnikowi Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-6, po wpisaniu imienia i nazwiska lub numeru startowego, wyszukania wyniku z danej Imprezy, umożliwiającego wyszukanie danego wyniku Imprezy po wpisaniu pól zgodnie z punktem 6 lit. b, e) przygotowania modułu i udostępnienie go za pośrednictwem strony internetowej Zamawiającego, umożliwiającego obserwowanie, poprzez stronę internetową Zamawiającego, bieżących międzyczasów odczytywanych z mat znajdujących się na trasach Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-6, 7) w ciągu 24 godzin od zamknięcia trasy biegu i marszu, Imprezy, o której mowa w ust. 3 pkt. 4, przygotować i dostarczyć łączną klasyfikację zgodnie z regulaminami cyklu GPX, o którym mowa w ust. 5, 8) przygotowania modułu i udostępnienie go za pośrednictwem strony internetowej Zamawiającego, umożliwiającego każdemu sklasyfikowanemu uczestnikowi Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-6, po wpisaniu imienia i nazwiska lub numeru startowego, generowanie dyplomu ukończenia Imprezy, na bazie określonego przez Zamawiającego projektu graficznego, osobnego dla każdej Imprezy, który ma zawierać następujące pola: a) numer startowy, b) imię, c) nazwisko, d) czas netto i brutto, e) miejsce w klasyfikacji, zgodnie z regulaminem poszczególnych Imprez, f) średni czas minut/kilometr (dotyczy Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-4) , g) średnia prędkość kilometr/godzina (dotyczy Imprezy, o której mowa w ust. 3 pkt. 5-6), 9) przesłania na koszt Wykonawcy smsa do każdego sklasyfikowanego uczestnika Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-6, najpóźniej w ciągu 20 minut od zamknięcia trasy poszczególnych wyścigów, zawierającego maksymalnie 160 znaków, o treści określonej przez Zamawiającego, 10) podczas trwania Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-6 weryfikowanie i udzielanie wszelkich informacji dotyczących uczestników Imprez na polecenie Sędziego Głównego lub/i Zamawiającego, 11) zapewnienia co najmniej jednego zegara, na każdą z Imprez, o której mowa w ust. 3 pkt. 1-6 i ustawienia go w uzgodnionym z Zamawiającym miejscu, który musi wyświetlać co najmniej aktualny czas brutto trwającego w danym momencie wyścigu, 12) Zamawiający przekaże Wykonawcy niezwłocznie treść protestów dotyczących klasyfikacji wniesionych przez uczestników Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-6; Wykonawca zobowiązany będzie do ich weryfikacji, przygotowania stanowiska w danej sprawie i przekazania go do Zamawiającego w ciągu 24 godzin od momentu otrzymania treści protestu, 13) Wykonawca zobowiązany będzie w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-6 do: a) wykonania próby sprawności aparatury pomiarowej – najpóźniej na 30 minut przed startem do pierwszego wyścigu każdej z Imprez, b) zgłoszenia gotowości do wykonania pomiaru czasu do Sędziego Głównego - najpóźniej na 10 minut przed planowanym startem każdego wyścigu danej Imprezy, c) utrzymania gotowości do momentu uzyskania zgody Sędziego Głównego i Zamawiającego do opuszczenia miejsca świadczenia usługi, 14) ustalenie wysokości wynagrodzenia Wykonawcy nastąpi po zakończeniu danej Imprezy; na wynagrodzenie Wykonawcy za poszczególne Imprezy, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-6 składać się będzie: a) wynagrodzenie stałe, niezależne od faktycznej ilości uczestników Imprez, za wykonanie całości przedmiotu zamówienia, w tym również za przygotowanie rezerwowych pakietów startowych, o których mowa w ust. 9 pkt. 1 lit. k), za wyjątkiem: a1) przygotowania pakietów startowych, o których mowa w ust. 9 pkt. 1 lit. j), oraz a2) wysłania smsów, o których mowa w ust. 9 pkt. 9, a3) wysłania pocztą/kurierem pakietów startowych, b) wynagrodzenie zmienne, zależne od faktycznej ilości zarejestrowanych uczestników Imprezy, w przypadku przygotowania pakietów startowych, o których mowa w ust. 9 pkt. 1 lit. j), c) wynagrodzenie zmienne, zależne od faktycznej ilości sklasyfikowanych uczestników Imprez, w przypadku wysłania smsów, o których mowa w ust. 9 pkt. 9, d) wynagrodzenie zmienne, zależne od ilości wysłania pocztą/kurierem pakietów startowych, 15) wynagrodzenie Wykonawcy za Seminarium, o którym mowa w ust. 3 pkt. 7 nastąpi po zakończeniu rejestracji; na wynagrodzenie Wykonawcy składać się będzie: wynagrodzenie stałe, niezależne od faktycznej ilości uczestników Seminarium, 16) Wykonawca w ramach świadczenia usługi zobowiązany będzie do stworzenia internetowej bazy niezbędnej do utworzenia profili zawodników biorących udział w imprezach organizowanych przez Zamawiającego, o których mowa w rozdziale 3 ust. 3 uwzględniających: a) przygotowanie panelu administracyjnego umożliwiającego zakładanie profili przez zawodników oraz ich edycję, w tym: a1)nadawanie indywidualnych haseł dostępu, gwarantujących bezpieczeństwo danych, a2)zapewnienie możliwości wprowadzenia danych zawodników poprzez utworzenie odpowiednich pól w profilu: a2.1)pola do wpisania danych osobowych takich jak: imienia i nazwiska, daty urodzenia, które po wpisaniu do profilu nie będą mogły być modyfikowane przez zawodnika oraz danych, które w każdej chwili po zalogowaniu się przez zawodnika będą mogły być modyfikowane: danych adresowych, płci, obywatelstwa, nazwy przynależności klubowej, numeru telefonu do wysyłki smsów, imienia i nazwiska oraz numeru telefonu osoby do kontaktu m.in. w razie wypadku w czasie Imprezy, adresu e-mail, (podanie przez uczestnika Imprezy niektórych z powyższych danych powodować może przypisanie uczestnika Imprezy do odrębnej kategorii określonej w regulaminie Imprezy), a2.2)dodatkowe pola w razie takiej potrzeby Zamawiającego, w celu prawidłowej organizacji Imprezy – m.in. w postaci: pola do wpisania osiągniętego najlepszego rezultatu na danym dystansie oraz imprezy, na której osiągnięty został podawany rezultat wraz z linkiem do wyników zawodów z w/w imprezy, rozmiaru koszulki, indeksu chipa, w przypadku gdy uczestnik Imprezy posiada osobisty chip, zgodny z systemem CHAMPION CHIP, a2.3)pole do ew. wpisania danych niezbędnych do wystawienia faktury VAT, a3)po zalogowaniu do profilu widoczne muszą być dane znajdujące się w następujących polach: a3.1) pola o których mowa w lit. a2), a3.2) pole z historią startów zawodnika w imprezach organizowanych przez Zamawiającego, uwzględniającą wynik oraz link do dyplomu z poszczególnych imprez, a3.3) pole z kalendarzem imprez organizowanych przez Zamawiającego, uwzględniającym linki do stron oraz zapisów do poszczególnych imprez, wraz z możliwością zapisania się do czterech biegów jednocześnie lub do każdego z osobna, a3.4) pole z listą imprez organizowanych przez Zamawiającego, do których zawodnik rozpoczął procedurę zapisu, wraz z informacją o zaksięgowaniu opłaty startowej. a3.5) pole „przekaż pakiet” umożliwiające przekazania pakietu startowego innej osobie, która zapisze się do imprezy zgodnie z regulaminem, w którym dane innej osoby automatycznie zostawałyby uaktualniane przez system, 17) Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić dla każdej Imprezy, o której mowa w ust. 3 pkt. 1-6, Opiekuna Zamawiającego; przy czym Zamawiający zastrzega, iż funkcja Opiekuna pełniona musi być tylko i wyłącznie przez osobę lub osoby (mogące się zmieniać na czas poszczególnych imprez jednakże w sposób zapewniający nieprzerwalną opiekę przez cały okres trwania umowy) mające doświadczenie polegające na obsłudze co najmniej 5 imprez biegowych lub MTB o złożoności podobnej do imprez organizowanych przez Zamawiającego tj. imprez, w których wystartowało co najmniej 5 000 zawodników (w każdej z imprez); do zadań Opiekuna należeć będzie: a) bieżący kontakt z pracownikami Zamawiającego w przedmiocie wykonania umowy, b) wdrażanie wszelkich zmian i aktualizacji zleconych przez Zamawiającego w trakcie świadczenia usługi, c) opieka nad nieprzerwanym i prawidłowym funkcjonowaniem Profilu Zawodnika, d) obecność na imprezie, nad którą pełniona będzie opieka, e) koordynacja działań osób wykonujących świadczenia na rzecz Zamawiającego, f) bezpośrednia współpraca z Sędzią Głównym lub sędziami, g) zapewnienie użycia niezbędnej liczby urządzeń i ich właściwego funkcjonowania do realizacji wszelkich świadczeń wynikających z umowy, w tym w szczególności pomiaru czasu przy użyciu wskazanych przez Zamawiającego długości mat, h) korespondencja z uczestnikami przede wszystkim w sprawie rozpatrywania skarg i odwołań, 18) Wykonawca zobowiązany będzie w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-6 do zapewnienia obecności w biurze zawodów minimum dwóch urządzeń umożliwiających weryfikację chipa. Wykonawca zamieści na ekranach urządzeń weryfikacyjnych treści i grafiki przekazane przez Zamawiającego oraz zapewni ich wyświetlanie przez cały czas pracy urządzeń, 19) Wykonawca zobowiązany będzie w ramach Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-6 do: a) nadania numeru startowego do danej imprezy bezpośrednio po zaksięgowaniu wpłaty wpisowego, b) przesłania na koszt Wykonawcy smsa do każdego zapisanego uczestnika Imprez, o których mowa w ust. 3 pkt. 1-6, zawierającego maksymalnie 160 znaków, składającego się z treści określonych przez Zamawiającego, indywidualnego numeru startowego danego odbiorcy smsa, wysłanych w terminach określonych każdorazowo przez Zamawiającego, c) wysłania przez Wykonawcę wiadomości e-mail o treści podanej przez Zamawiającego, do każdego zgłoszonego zawodnika, który nie dokonał opłaty startowej, najpóźniej na 3 dni przed zamknięciem zapisów, d) wysłania przez Wykonawcę wiadomości e-mail o treści podanej przez Zamawiającego wraz z grafiką przekazaną przez Zamawiającego, do każdego zgłoszonego zawodnika, którego opłata startowa została poprawnie zaksięgowana na koncie bankowym Organizatora i tym samym został mu nadany numer startowy, 10. Dodatkowe postanowienia dotyczące świadczenia usługi: 1) Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usługi za pomocą osób posiadających odpowiednie uprawnienia i kwalifikacje zawodowe, 2) Wykonawca zobowiązany będzie do świadczenia usługi za pomocą własnego sprzętu oraz materiałów niezbędnych do prawidłowego wykonania usługi, 3) Wykonawca odpowiedzialny będzie za wszelkie szkody wyrządzone przez Wykonawcę w związku z wykonywaniem przedmiotu zamówienia, 4) Wykonawca zobowiązany będzie do niezwłocznego powiadomienia Zamawiającego, o wszelkich stwierdzonych w wyniku wykonywania usługi problemach w realizacji przedmiotu zamówienia, 5) przez cały okres obowiązywania umowy Zamawiający uprawniony będzie do kontroli wykonywania przez Wykonawcę usług objętych przedmiotem zamówienia, w tym Wykonawca zobowiązany będzie do niezwłocznego udzielania Zamawiającemu niezbędnych informacji, 6) Zamawiający zapewni na linii startu i mety, sieć elektryczną o mocy 230 V. 11. Informacje dodatkowe: 1) Zamawiający jest administratorem danych osobowych pozyskanych w ramach realizacji przedmiotu zamówienia w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych, zaś wszelkie dane osobowe, jakie pozyska Wykonawca w trakcie realizacji umowy będą przez Wykonawcę przetwarzane w ramach umownego powierzenia przetwarzania danych osobowych, na warunkach określonych w SIWZ oraz w umowie o realizację przedmiotu zamówienia, 2) Zamawiający powierza Wykonawcy w ramach realizacji przedmiotu zamówienia przetwarzanie danych osobowych, o jakich mowa w ust. 9, które pozyska Wykonawca w wykonaniu przedmiotu zamówienia od uczestników Imprez, 3) dane osobowe będą uzyskiwane bezpośrednio przez Wykonawcę, 4) stosownie do przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych Zamawiający powierza, a Wykonawca przyjmuje do przetwarzania dane osobowych wyłącznie w celu wykonania przedmiotu zamówienia: a) w zakresie zgłoszenia i rejestracji uczestników Imprez, b) dokonania opłaty za wpisowe w przypadkach określonych Regulaminami Imprez, c) klasyfikacji uczestników Imprez, umieszczania informacji o wynikach przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia, 5) Wykonawca nie jest uprawniony do przekazywania (tzw. podpowierzania) innym osobom danych osobowych uzyskanych od Zamawiającego w trybie powierzenia, za wyłączeniem przypadku powierzenia podwykonawcom, którymi Wykonawca będzie się posługiwał w wykonaniu przedmiotu zamówienia; na podwykonawcy ciążą te same obowiązki związane ze zgodnym z ustawą przetwarzaniem danych osobowych, co na Wykonawcy, zaś Wykonawca ma obowiązek każdorazowo wpisać tożsame zasady przetwarzania danych do umowy z podwykonawcą, 6) Wykonawca będzie przetwarzał dane osobowe przy użyciu urządzeń i systemów informatycznych zapewniających wysoki poziom bezpieczeństwa, spełniających wymagania określone przepisami prawa, 7) W przypadku wystąpienia zagrożeń mogących mieć wpływ na odpowiedzialność Zamawiającego za przetwarzanie powierzonych danych osobowych Wykonawca zobowiązuje się niezwłocznie podjąć działania w celu ich usunięcia oraz natychmiast zawiadomić o nich Zamawiającego, 8) w przypadku wytoczenia przeciwko Zamawiającemu przez osobę trzecią powództwa opartego na twierdzeniu, że przetwarzanie danych osobowych nastąpiło z naruszeniem powszechnie obowiązujących przepisów prawa – Wykonawca zobowiązuje się do ponie¬sienia konsekwencji finansowych zapadłego wyroku sądowego, 9) Wykonawca zobowiązuje się spełnić warunki w tym podjąć środki zabezpieczające powierzone dane, w szczególności zobowiązuje się do: a) zapewnienia kontroli nad prawidłowością przetwarzania danych osobowych, b) zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych, a w szczególności zabezpieczenia danych osobowych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, uszkodzeniem lub zniszczeniem, c) dopuszczenia do obsługi systemu informatycznego oraz urządzeń wchodzą¬cych w jego skład służących do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób posiadających wydane przez niego upoważnienie, d) prowadzenia aktualnej ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania powierzonych danych osobowych, e) zapewnienia, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych zachowały je w tajemnicy, również po zakończeniu realizacji przedmiotu zamówienia, między innymi poprzez poinformowanie ich o prawnych konsekwencjach naruszenia poufności danych i wykorzystania ich niezgodnie z przeznaczeniem oraz odebranie od tych osób oświadczeń o zachowaniu w tajemnicy tych danych. 12. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 13. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. 14. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. 15. Zamawiający nie ustanawia dynamicznego systemu zakupów. 16. Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom. 17. Wykonawca może powierzyć wykonanie części zamówienia podwykonawcom. 18. Wykonawca zobowiązany jest wskazać w ofercie części zamówienia, których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom, Wykonawca zobowiązany jest podać również nazwę (firmę) podwykonawcy. 19. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za czynności wykonane przez podwykonawców, również za usterki gwarancyjne. 20. W niniejszym postępowaniu w ocenie Zamawiającego brak jest czynności, do których niezbędne jest wykonywanie pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 1666, z późn. zm.) w związku z czym Zamawiający nie określa na podstawie art. 29 ust. 3a Ustawy, wymagań odnośnie zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę osób na podstawie umowy o pracę.
II.4) Informacja o częściach zamówienia:
Zamówienie było podzielone na części:
nie
II.5) Główny Kod CPV: 92622000-7
 
Dodatkowe kody CPV: 51211000-4, 31711300-6
SEKCJA III: PROCEDURA
III.1) TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
Przetarg nieograniczony
III.2) Ogłoszenie dotyczy zakończenia dynamicznego systemu zakupów
nie
III.3) Informacje dodatkowe:
SEKCJA IV: UDZIELENIE ZAMÓWIENIA
 
 
IV.1) DATA UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: 11/01/2018
IV.2) Całkowita wartość zamówienia
Wartość bez VAT 393176.28
Waluta PLN
IV.3) INFORMACJE O OFERTACH
Liczba otrzymanych ofert:  1
w tym:
liczba otrzymanych ofert od małych i średnich przedsiębiorstw:  1
liczba otrzymanych ofert od wykonawców z innych państw członkowskich Unii Europejskiej:  0
liczba otrzymanych ofert od wykonawców z państw niebędących członkami Unii Europejskiej:  0
liczba ofert otrzymanych drogą elektroniczną:  0
IV.4) LICZBA ODRZUCONYCH OFERT: 0
IV.5) NAZWA I ADRES WYKONAWCY, KTÓREMU UDZIELONO ZAMÓWIENIA
Zamówienie zostało udzielone wykonawcom wspólnie ubiegającym się o udzielenie:
nie
 
Nazwa wykonawcy: STS -2 spółka cywilna Tomasz Kurkowski Maciej Kwiatkowski
Email wykonawcy:
Adres pocztowy: ul. Szafranowa 6
Kod pocztowy: 87-100
Miejscowość: Toruń
Kraj/woj.: kujawsko - pomorskie

Wykonawca jest małym/średnim przedsiębiorcą:
tak
Wykonawca pochodzi z innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej:
nie
Wykonawca pochodzi z innego państwa nie będącego członkiem Unii Europejskiej:
nie
IV.6) INFORMACJA O CENIE WYBRANEJ OFERTY/ WARTOŚCI ZAWARTEJ UMOWY ORAZ O OFERTACH Z NAJNIŻSZĄ I NAJWYŻSZĄ CENĄ/KOSZTEM
Cena wybranej oferty/wartość umowy 401752.44
Oferta z najniższą ceną/kosztem 401752.44
Oferta z najwyższą ceną/kosztem 401752.44
Waluta: PLN
IV.7) Informacje na temat podwykonawstwa
Wykonawca przewiduje powierzenie wykonania części zamówienia podwykonawcy/podwykonawcom
nie

Wartość lub procentowa część zamówienia, jaka zostanie powierzona podwykonawcy lub podwykonawcom:
IV.8) Informacje dodatkowe:
 
IV.9) UZASADNIENIE UDZIELENIA ZAMÓWIENIA W TRYBIE NEGOCJACJI BEZ OGŁOSZENIA, ZAMÓWIENIA Z WOLNEJ RĘKI ALBO ZAPYTANIA O CENĘ
 
IV.9.1) Podstawa prawna
Postępowanie prowadzone jest w trybie   na podstawie art.  ustawy Pzp.
IV.9.2) Uzasadnienie wyboru trybu
Należy podać uzasadnienie faktyczne i prawne wyboru trybu oraz wyjaśnić, dlaczego udzielenie zamówienia jest zgodne z przepisami.

Rejestr zmian

Podmiot udostępniający: Urząd Miasta Gdyni
Odpowiedzialny za treść: Marek Łucyk
Wprowadził informację: Maciej Zaborski
Data wytworzenia informacji: 25.01.2018
Data udostępnienia informacji: 25.01.2018